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様々なニュースを読み解く、セールスパーソンのためのニュース解説。（週１回更新/全１２回）
お客様のための有効な情報提供に役立つコンサルタントからのアドバイスをご紹介いたします。

内部統制を前に見直せ！ワークフロー：第3回　内部統制を実現するアプローチ
（ITmediaエンタープライズ）

内部統制を前に見直せ！ワークフロー：第4回　「3点セット」の作成と整合
（ITmediaエンタープライズ）

内部統制を前に見直せ！ワークフロー：第5回　ワークフローを管理するシステムの実体
（ITmediaエンタープライズ）

連載記事「内部統制を前に見直せ！ワークフロー」を提案活動に活用する視点で4週にわたってとりあげています。
1週目（前号Vol.09をご覧ください。）は、【1】ワークフローは内部統制にどのように関係するのか？法制対応としてワークフローを見直す理由（why）と【2】ワークフローって何？（what）についてとりあげました。
今号は2週目です。【3】ワークフローを切り口に、内部統制関連商品をどのように（how）提案するのか？について、3つのニュースをヒントにご紹介します。

まずは3つのニュース各々から、ぜひとも提案活動に利用したいメッセージをピックアップします。

▼内部統制を前に見直せ！ワークフロー：第4回　「3点セット」の作成と整合
このニュースには、（1）内部統制監査に関る文書（「業務記述書」「業務フロー図」「リスクコントロールマトリックス」）3点セット運用管理上のポイントとして、整合性が重要なため、ドキュメントライフサイクル管理が求められる、ということが示されています。さらに、整合性をとるための運用管理の具体例として、Microsoft社Office製品（Excel、Word、Visio）の活用が紹介されているので、「整合性」と「ドキュメントライフサイクル管理」の説明には、とてもわかりやすい話題です。

▼内部統制を前に見直せ！ワークフロー：第5回　ワークフローを管理するシステムの実体
このニュースには、内部統制対応を考えた場合、（2）ワークフロー管理システムにはSOA的な考え方が求められるということが示されています。

▼内部統制を前に見直せ！ワークフロー：第3回　内部統制を実現するアプローチ
このニュースには、（3）ワークフロー製品を選ぶときの視点として、ワークフロー製品の分類と特徴が紹介されています。これは大変参考になります！
●ワークフロー専門型
様々な業務にワークフローの活用を拡大する場合は、一度に多くの業務を処理できる。
●会計システム型
経営や財務担当者にとって最適な機能を持つが、業務の横展開には不向き。
●グループウェア型
低コスト、短期間で構築・導入できるが、申請頻度が多く申請経路が複雑な業務は運用が困難。

これら3つのニュースを3ステップで提案活動に活用します。
「内部統制対応」というと、少し漠然とした感じがありますので、少しでも具体的なイメージをもってもらうことがニュース活用のヒントです。

　STEP 1

「内部統制対応でワークフローを見直す理由」は、お伝えしました（前号）。その流れで、内部統制対応としてワークフローは有効であるというメッセージを伝えます。内部統制を実現するために、適切な業務プロセスを構築する事は明白です。業務フローを可視化することで、監査においても証跡として残すことができるからです。

その内部統制においてITに期待されているのは、適正な業務プロセスを構築することだ。業務フローを可視化し、監査においては証跡として見えること、財務諸表の正確性の観点では経営者が簡単に経営判断を行えるようにすることが求められる。

また、業務フロー可視化の話題として、（1）内部統制監査に関る文書（「業務記述書」「業務フロー図」「リスクコントロールマトリックス」）3点セットについて、運用管理では整合性が重要であること、ドキュメントライフサイクル管理が求められることなどを提供し、内部統制対応の具体的な作業を共有しましょう。

　STEP 2

次は、実際にITでワークフローを実現するには？！という意識付けで、実現するための製品の特徴の話です。総務や人事系の各種申請書や稟議書の処理などは紙ベースで行われていて、ワークフローに置き換えやすいのですが、内部統制において重要な部分は、経験的に蓄積された暗黙知による業務ベースを形式知に変換して組織で共有することです。したがって、（2）ワークフロー管理システムにはSOA的な考え方が求められるというメッセージを伝えます。

結局、ワークフロー管理システムのアーキテクチャーは、アウトプットされるものが異なるものの、BPM（ビジネスプロセス管理）やBAM（ビジネスアクティビティモニタリング）を実現するシステムアーキテクチャーと本質的には同じものとなる。そして、SOA的な考え方と標準技術を採用したアーキテクチャーとなる。

　STEP 3

最後に（3）ワークフロー製品を選ぶときの視点をご紹介します。これらのことを実現するための様々なワークフロー製品が存在します。製品を比較・検討するには、十分な知識と経験がないお客様にとっては、「検討するモノ」がイメージできないことでしょう。まずは、これらの視点をお伝えして、具体的なイメージを作ります。

実際にワークフロー製品を選ぶとき、まずその数の多さに驚く。「パッケージだけでも約50社、グループウェアまで含めると約100社から提供されている」と指摘するのは、（中略）「製品の検討には時間とコストがかかる。ただ、そもそも自社に適していない製品を検討しても時間の無駄。ワークフロー製品は分類することができるため、それを製品選びの基礎知識にしてもらいたい」

「お客様が話を聴く体制をいかにつくるか」というのは、簡単なことではありません。お客様にとって、何がどのような影響をもつのか？なるべく明確にイメージしてもらえるような話題を提供しつつ、お客様の話を十分に聴きながら、少しでも多く、具体的なイメージをお客様と共有します。そしてそれがゴールイメージとなり、共有しているものが明確になれば、次のステップで、（やっと）お客様にとって本当に必要な機能が私たちにも、そしてお客様自身でも、自ずと見えてきます。

内部統制文書の「3点セット」

内部統制監査における文書化の必須アイテムといわれている「業務記述書」「業務フロー」「リスクコントロールマトリクス（RCM）」を指します。しかし、『必須アイテム』といっても、内部統制監査の目的がこれらの文書化というわけでは、もちろんありません。財務報告の信頼性の確保が内部統制監査の目的です。信頼性を確保するためには、見える形で何かしら示す必要があり、文書化はそのためのものです。

ドキュメントライフサイクル

企業における文書（＝ドキュメント）の作成～廃棄までを示します。
作成されたドキュメントは誰がどこでどのように閲覧するのか？共有するのか？修正は？更新は？そして廃棄まで。いわゆる（ドキュメントの）ライフサイクルを考え、企業内のルールに基づく一貫した管理が重要、という考え方を示す際に「ドキュメントライフサイクルマネジメント（またはドキュメントライフサイクル管理）」という単語で、多く用いられるようです。
内部統制監査における対象文書も、作成した！では意味がありませんので、ドキュメントライフサイクル管理の考え方に基づく運用が必要でしょう。

SOA

Service Oriented Architectureの略称で「エス・オー・エイ」または「ソーア」などと呼びます。これは、大規模なコンピュータシステムを構築する際の概念で、業務上の１つの処理に相当するソフトウェアの機能をサービスと考え、そのサービスをネットワーク上で連携させて互いに通信できるように、システム全体を構築することを指します。例えば旅行代理店でSOAを使うと、顧客が直接、旅行代理店のシステムから、旅行代理店とは異なるレンタカー会社の車を予約出来るといった具合です。

ワークフロー　内部統制　SOA　J-SOX　ドキュメントライフサイクル

森戸裕一 （もりと・ゆういち）
ナレッジネットワーク株式会社　代表取締役
中小・中堅企業を対象にITを活用した経営手法、企業戦略などを提唱する、コンサルティング事業を展開。マイクロソフト社をはじめとするIT企業、自治体などが主催する中小・中堅企業向けIT化支援セミナーの講師も数多く担当し、“ITで元気になるヒント”の数々を提案し続けている。

【第９回】内部統制関連プロダクトの提案力強化【１】ワークフロー

【第８回】システム導入を『投資』と考えてもらう

【第７回】内部統制対応を考えたシステム提案の壁と解決策

【第６回】サーバー機能選定のポイントを内部統制対応の視点で伝える

【第５回】社員と社内情報の関係性を明確に。それがルール決めのポイント

【第４回】内部統制に一押しの機能を提案する

【第３回】”社員の思考や行動様式を改善する”という視点でＩＴ活用を提案する

【第２回】自動化のメリットを内部統制の観点から伝える

【第１回】企業と社員のインタラクティブ（双方向）コミュニケーション